3 raisons d’opter pour le système d’archivage électronique

Pour avoir un monde entièrement écologique, un processus a été mis en place pour la conservation des archives. Le processus consiste à passer du papier au numérique. Pour donc respecter cette loi, nombreuses sont les entreprises qui utilisent cette technologie. Si vous voulez savoir pourquoi elles sont nombreuses à l’utiliser, découvrez alors dans cet article 3 raisons d’opter pour le système d’archivage électronique.

Pour respecter les obligations légales de conservation des documents

qu’est-ce qu’un SAE? C’est un système d’archivage électronique qui consiste à laisser le papier pour le numérique. Sur cette base, vous archivez désormais tous les documents de votre entreprise en ligne. La principale raison pour laquelle vous devez disposer de cet outil est pour respecter les obligations légales liées à la conservation des documents. Cependant, sachez qu’en respectant cette loi, vous devez aussi tenir compte des contraintes du RGPD. En effet, ce règlement exige aux entreprises de ne pas conserver leurs documents au-delà du délai de prescription.

Au-delà de la période de conservation, vous devez détruire vos archives numériques. Toutefois, sachez que vous pouvez aussi les reconduire à une nouvelle échéance. Par ailleurs, sachez que vous devez tenir compte des types de documents dont vous disposez pour faire l’enregistrement.

Pour avoir des éléments de preuve en cas de litige

L’utilisation du système d’archivage électronique vous permet aussi d’avoir des éléments de preuve en cas de litige. En effet, ce processus assure le maintien de la valeur de tous vos documents numériques. Ce qui vous permet donc de garantir la traçabilité, l’intégrité, l’authenticité et la sécurité de vos archives électroniques.

Grâce à ce processus mis en place, en cas de problèmes, votre entreprise serait en mesure de présenter des éléments de preuve aux partenaires. Qu’il s’agisse des clients, fournisseurs, salariés, actionnaires ou même de l’administration, vous allez trouver de quoi défendre votre entreprise. Cependant, vous devez veiller à ce que ces documents électroniques soient recevables juridiquement. Par ailleurs, vous devez savoir que ce système vous permet aussi de maîtriser les risques du métier. Ce qui vous aide donc à préserver les activités de votre entreprise.

Pour gagner du temps au quotidien

En plus des obligations légales et des éléments de preuves, le système d’archivage vous permet aussi de gagner du temps au quotidien. Dans une entreprise, il est fréquent de faire recours aux anciennes données. Ceci consiste à les mettre à jour, les réutiliser ou les comparer. Dans ce cas, vous n’avez plus besoin de vous mettre à chercher la version papier. Grâce à l’archivage numérique, vous allez facilement retrouver les documents que vous recherchez. Ce qui vous permettra donc de gagner du temps.

Cependant, pour bénéficier du système, vous devez bien les structurer pour que les documents soient accessibles. Si vous choisissez un outil de droits d’accès, tous les employés de la société peuvent avoir accès à l’archivage numérique. Ainsi, même en votre absence, ils pourront avoir accès afin de consulter tous les documents électroniques dont ils auront besoin pour le travail. Par ailleurs, vous devez savoir que le système d’archivage vous offre également d’autres avantages. Il vous permet de sécuriser les données de l’entreprise et de conserver sa mémoire.

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